Privacyverklaring Tijdloos Coachen™

Dit is de privacyverklaring van Tijdloos Coachen™ (hierna:Tijdloos Coachen), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65457641.

 

In dit document wordt uitgelegd hoe Tijdloos Coachen omgaat met het verwerken van uw persoonsgegevens. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens betracht Tijdloos Coachen de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

 

Aard van deze praktijk – geen zorgaanbieder

 

Tijdloos Coachen biedt coaching, begeleiding en transformatieprogramma’s gericht op persoonlijke ontwikkeling, leiderschap en werkgerelateerde zingeving. Tijdloos Coachen is géén zorgaanbieder in de zin van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

 

Dit betekent dat ik:

 

• geen medische of psychische diagnoses stel;
• geen medische of psychotherapeutische behandelingen uitvoer;
• geen medische handelingen verricht;
• mijn diensten geen vervanging zijn voor medische of psychotherapeutische behandeling.

 

Indien u medische vragen hebt of ernstige psychische klachten ervaart, dient u altijd contact op te nemen met een BIG‑geregistreerde (huis)arts, psychiater of andere erkende zorgverlener.

 

Deze positionering is belangrijk voor de manier waarop ik met jouw gegevens omga: er wordt géén medisch dossier aangelegd en ik werk niet als zorgverlener in opdracht van een arts of instelling.

 

Vertrouwelijkheid van coaching‑inhoud

De inhoud van coachinggesprekken is vertrouwelijk. Informatie die u met mij deelt in het kader van coaching‑sessies wordt niet zonder jouw uitdrukkelijke toestemming gedeeld met derden, zoals uw werkgever, bedrijfsarts of andere hulpverleners.

 

Uitzonderingen hierop gelden alleen indien ik hiertoe wettelijk verplicht ben (bijvoorbeeld bij een gerechtelijk bevel) of als sprake is van een acute veiligheids- of noodsituatie waarin het noodzakelijk is om hulpdiensten in te schakelen.

 

Verkrijging persoonsgegevens

Indien u gebruikmaakt van de diensten van Tijdloos Coachen, verstrekt u zelf een aantal persoonsgegevens aan Tijdloos Coachen, of worden persoonsgegevens van u verkregen in het kader van de overeenkomst. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

 

Categorieën persoonsgegevens

Tijdloos Coachen verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Persoons-, contact- en NAW-gegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, locatiegegevens, telefoonnummer, e‑mailadres;
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw‑nummer, KvK‑nummer, zakelijk adres;
• Afwijkend afleveradres (indien van toepassing, bijvoorbeeld bij producten of materialen);
• Financiële gegevens: betaalgegevens, factuurgegevens, transactiegegevens;
• Accountgegevens: gebruikersnaam en (versleuteld) wachtwoord indien u een online account gebruikt;
• Gegevens over welzijn en belastbaarheid in coaching‑context: tijdens coachinggesprekken kan informatie aan bod komen over uw persoonlijke welzijn, werkbelasting, slaap, stressniveau, energie, gevoeligheid en algemeen welbevinden. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om u binnen het coachtraject goed te kunnen begeleiden. Het betreft géén medisch dossier.
• Overige door jou zelf verstrekte persoonsgegevens die relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst;
• Gegevens aangeleverd door derden, bijvoorbeeld wanneer een organisatie jou aanmeldt voor een coachtraject (zoals naam, functie, zakelijk e‑mailadres). Deze gegevens worden alleen gebruikt na jouw bevestiging van deelname.

 

Ik vraag cliënten niet om medische dossiers of formele diagnoses en leg deze ook niet vast. Als u zelf informatie over uw gezondheid of psychische gesteldheid deelt, gebeurt dat vrijwillig en uitsluitend binnen de context van coaching.

Doel van de verwerking

De persoonsgegevens die door Tijdloos Coachen worden verwerkt, hebben de volgende doelen:

 

1. Uitvoering van coaching en coachtrajecten

• contact met jou opnemen over afspraken, sessies en praktische zaken;
• de coaching‑ en/of trajectdiensten uitvoeren;
• jouw coachdossier bijhouden (alleen gegevens die relevant zijn voor de begeleiding);
• betalingen en facturering verwerken;
• eventuele (online) toegang tot materialen of programma’s mogelijk maken.

 

2. Verbetering van dienstverlening

• evaluaties en feedback verzamelen na afloop van een traject (alleen indien u daaraan wilt meewerken);
• gebruik maken van anonieme of geaggregeerde gegevens om het aanbod en de begeleiding te verbeteren;
• websitebezoek analyseren (met behulp van cookies/analytics) om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.

 

3. Communicatie en marketing (alleen met toestemming)

• versturen van nieuwsbrieven, updates en aanbiedingen als u zich daarvoor hebt aangemeld;
• gepersonaliseerde informatie over diensten of producten sturen, gebaseerd op eerder afgenomen diensten, indien u daar toestemming voor hebt gegeven.

 

4. Wettelijke verplichtingen

• voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten;
• voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten indien dat wettelijk verplicht is.

 

5. Informatie-uitwisseling met werkgever of andere derden (uitsluitend met jouw toestemming)

• indien jouw coaching (mede) gefinancierd wordt door uw werkgever, kunnen we afspreken dat ik zeer beperkte procesinformatie deel (zoals “traject gestart”, “aantal sessies”, “traject afgerond”). Dit gebeurt alleen nadat u hiervoor vooraf uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven;
• inhoudelijke details van de coaching worden zonder jouw expliciete toestemming niet gedeeld met uw werkgever, bedrijfsarts of andere derden.

 

Grondslag verwerking

Tijdloos Coachen verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van een wettelijke grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst

De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de overeenkomst die u met Tijdloos Coachen bent aangegaan.

Dit geldt voor alle gegevens die nodig zijn om de coaching uit te voeren, zoals uw contactgegevens, afspraak‑ en factuurgegevens en relevante informatie die u inbrengt tijdens de sessies.

Voornaamste grondslag voor:

• het uitvoeren van coaching‑ en coachtrajecten;
• het bijhouden van een coachdossier met gegevens die relevant zijn voor de begeleiding;
• contact, facturering en planning.
• Wettelijke verplichting

Voor het bewaren van facturen en administratieve gegevens volgens de fiscale bewaarplicht.

• Toestemming

Voor:

• het versturen van nieuwsbrieven en marketingberichten;
• het gebruik van bepaalde cookies/analytics op de website;
• het delen van (proces)informatie met uw werkgever of andere derden;
• het noteren van meer gevoelige gegevens over uw welzijn/gezondheid, wanneer u die vrijwillig inbrengt in het kader van coaching.
• Gerechtvaardigd belang

Voor:

• het verbeteren van diensten;
• het beveiligen van systemen;
• het voorkomen van misbruik van diensten.

 

Specifiek over gegevens rond welzijn/gezondheid in coaching‑context

Tijdens coaching kunnen gegevens naar voren komen over uw slaap, stress, energie, mentale belastbaarheid of andere aspecten van uw welzijn. U kiest er zelf voor om deze informatie te delen. Deze gegevens worden:

• uitsluitend gebruikt in het kader van de coaching en de uitvoering van de overeenkomst;
• niet aangemerkt of behandeld als een medisch dossier;
• niet met derden (zoals werkgever of bedrijfsarts) gedeeld zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

 

Bij bezoek aan www.tijdlooscoachen.nl worden met jouw toestemming cookies en vergelijkbare technieken gebruikt. Daarmee kunnen onder meer uw IP‑adres, bezoekgedrag (welke pagina’s u bezoekt) en gebruikte browser worden verwerkt. Deze gegevens worden gebruikt voor statistische analyses van websitebezoek en, alleen indien u dat accepteert, voor marketingdoeleinden. U kunt uw cookie‑voorkeuren altijd aanpassen via de cookiebanner of via uw browserinstellingen.

 

Noodzaak verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om de dienstverlening uit te kunnen voeren. De diensten die Tijdloos Coachen biedt, kunnen zonder het verwerken van uw persoonsgegevens niet volledig uitgevoerd worden. Indien voor specifieke doeleinden met betrekking tot de persoonsgegevens uw expliciete toestemming is vereist, dient u hiervoor separaat toestemming te geven. Tijdloos Coachen verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de genoemde doelen. Waar mogelijk wordt informatie geanonimiseerd of geaggregeerd (bijvoorbeeld bij evaluaties en verbetertrajecten).

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Indien sprake is van enige geautomatiseerde besluitvorming, wordt deze besluitvorming verricht door computersystemen en/of computerprogramma’s zonder tussenkomst van menselijk handelen. De betrokkene is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die hij of zij verstrekt en die ten tijde van de geautomatiseerde besluitvorming worden gebruikt. Indien de gegevens niet juist of onvolledig blijken te zijn, komt de schade ten gevolge hiervan voor rekening en risico van de betrokkene. Hieronder wordt tevens verstaan het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van de overeenkomst.

Bewaartermijn

De door Tijdloos Coachen verwerkte persoonsgegevens worden bewaard conform de relevante wet- en regelgeving. Indien een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wet- of regelgeving, worden de persoonsgegevens langer bewaard conform deze eisen. Alle (verkregen) persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

 

Verwerking door derden

Tijdloos Coachen deelt persoonsgegevens slechts met derden indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Er worden geen persoonsgegevens verkocht. Op Tijdloos Coachen kan een wettelijke verplichting rusten om persoonsgegevens met derden te delen. Indien met derden persoonsgegevens worden gedeeld, worden hiervoor verwerkersovereenkomsten gesloten. De derden waarmee persoonsgegevens gedeeld worden zijn:

• De Payment Provider, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn financiële gegevens.
• De Boekhouder, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens en financiële gegevens.
• Softwareleveranciers, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.
• Websitebeheerder, ten behoeve van uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.
• Ingeschakelde derden, ten behoeve van uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.

 

Informatie-uitwisseling met werkgever, HRM of bedrijfsarts

In sommige gevallen betaalt of faciliteert uw werkgever (of een andere organisatie) uw coachtraject. In dat geval kan de organisatie vragen om informatie over de voortgang.

 

Tijdloos Coachen deelt in dat kader alleen gegevens met uw werkgever, HR of bedrijfsarts als u daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven. Het gaat dan uitsluitend om:

procesinformatie, zoals “traject gestart”, “aantal sessies”, “traject afgerond”;

• eventueel zeer globale ontwikkel- of aandachtspunten (bijv. “grenzen en energiemanagement”), maar nooit om inhoudelijke details van gesprekken.
• medische informatie of gevoelige persoonlijke details worden niet gedeeld met uw werkgever of bedrijfsarts. U kunt uw toestemming voor informatie-uitwisseling op ieder moment intrekken.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

Tijdloos Coachen neemt het beschermen van uw persoonsgegevens serieus en neemt dienaangaande, rekening houdend met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, alsook met de aard, omvang, context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

 

Jonger dan 16 jaar?

Als u minderjarig bent, dus jonger dan 16 jaar, dan mag u alleen toestemming geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens met toestemming van een van uw ouders of wettelijke voogd. Het is dan belangrijk dat uw ouder(s) of uw voogd deze verklaring leest. Zij kunnen ook de rechten uitoefenen die u hebt met betrekking tot de persoonsgegevens die u bij ons achterlaat, zoals het recht om u te verzetten tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens of het recht op inzage in en correctie van uw gegevens.

 

Recht van betrokkenen

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

●     Recht op inzage;
Als betrokkene heeft u het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen met betrekking tot de verwerking daarvan.

• Recht op rectificatie;
  U heeft het recht om rectificatie en aanvulling van onjuiste gegevens te verkrijgen.
• Recht op gegevenswissing;
  Zonder onredelijke vertraging dient een betrokkene wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
• Recht op beperking van de verwerking;
  Als betrokkene heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op met Tijdloos Coachen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  Een betrokkene heeft het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij verstrekt heeft aan Tijdloos Coachen, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen om deze persoonsgegevens eventueel over te dragen aan een derde. Een betrokkene kan Tijdloos Coachen ook de opdracht geven om deze gegevens rechtstreeks aan een derde over te dragen.
• Recht van bezwaar;
  De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. Tijdloos Coachen staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van betrokkene die verband houden met de uitoefening van, instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.

 

Inzage in coachdossier

De grondslag voor het verwerken van uw gegevens is de overeenkomst die u met Tijdloos Coachen bent aangegaan. Daarbij gaat het in de praktijk vooral om administratieve en praktische gegevens, zoals contact‑ en factuurgegevens en afspraakinformatie.

 

Tijdens coaching kunnen voor eigen professioneel gebruik beknopte werknotities worden gemaakt. Deze notities zijn uitsluitend bedoeld ter ondersteuning van het coachproces, maken geen onderdeel uit van een formeel dossier en zijn niet bedoeld voor inzage of gebruik door derden.

 

Klacht

Heeft u een klacht over de manier waarop Tijdloos Coachen met uw persoonsgegevens omgaat, of wilt u één van uw privacyrechten uitoefenen, dan kunt u contact opnemen via de website of per e‑mail via info@tijdlooscoachen.nl. Om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kan ik u vragen om een (deels afgeschermde) kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. U ontvangt zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen vier weken, een reactie.

Bent u het niet eens met de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de bevoegde handhavingsinstantie. U kunt hiervoor contact opnemen via deze link.

 

Klachten over coaching of dienstverlening

Voor klachten over de inhoud of kwaliteit van de coaching kunt u gebruikmaken van de klachtenprocedure zoals beschreven in de algemene voorwaarden. Tijdloos Coachen is aangesloten bij NOBCO en houdt zich aan de daarbij behorende gedragscode en klachtenregeling.

 

Wijzigingen Privacyverklaring

Tijdloos Coachen kan te allen tijde de privacyverklaring aanpassen. Op de website staat de recentste versie gepubliceerd. Houd daarom altijd de website in de gaten voor de recentste versie. Als de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop Tijdloos Coachen reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengt Tijdloos Coachen u per e-mail daarvan op de hoogte.

 

Deze versie is voor het laatst vastgesteld op 14 januari 2026.